Szokások, hatékonyság növelés 2019-ben

0
575
Szokások, hatékonyság, GTD módszer
Egy új szokás kialakításhoz állítólag 21 napra van szükség. 21 napon keresztül rendszeresen el kell végezni az adott tevékenységet ahhoz, hogy beégjen és rutinná váljon. A wikipedia úgy fogalmaz, hogy “a szokások apró döntések amelyeket meghozunk és olyan tevékenységek amelyeket minden nap megteszünk. A mindennapi életünk a szokásaink összessége.”

Átgondolva az idei évemet összeírtam 7 olyan szokást, tippet, hatékonyság növelő eszközt, amiket vagy idén kezdtem el alkalmazni a mindennapokban, vagy már korábban belekezdtem, de idén érett valódi rutinná.

1.) Korán kelés

Gyerekként ezzel a területtel nagyon hadilábon álltam, ha lehetett aludni délig, akkor éltem is a lehetőséggel. Majd később, alkalmazottként ez nem igazán választás kérdése: ha be kell érni 8 órára a munkahelyre, akkor bizony muszáj korán felkelni, ha nem akarjuk hogy a rendszeres késés miatt egy felmondó levéllel várjanak egy napon.

Viszont most, néhány évvel később vállalkozóként teljes mértékben én osztom be az időmet, emiatt elvileg megtehetném, hogy tovább alszom reggelente, de mégis törekszem arra, hogy 5-6 között felkeljek, és azon belül is inkább az 5 órához közelítve.

A világ legsikeresebb vezetői mind korán kelnek, pld Tim Cook az Apple első embere hajnal 4 előtt kicsivel, és abban mindenki egyetért, hogy van valami varázslatos szépsége a reggeleknek. Bevallom, az első pár perc nekem is nehéz általában, alig nyílik ki a szemem, viszont miután kiértem a kávéfőzőhöz, és megittam az első bögre kávét, utána már könnyű ébren maradni.
Korán kelés
Photo by Danielle MacInnes on Unsplash
A korai kelésnek számos előnye van, nekem talán ezek a fő tényezők:
  • Csend van – 5-8 között biztos, hogy nem csörög a telefon, nem jönnek üzenetek, értesítések, alszik még a város. Ez a két-három óra a legalkalmasabb a kreatív feladatok elvégzésére
  • Egy lépéssel mások előtt – jó érzés az, hogy úgy indulsz el mondjuk 9 órakor otthonról, hogy már csomó mindent megcsináltál. Volt egy időszak, amikor nyáron heteken át tartottam az 5 órai kelést, olyan helyen laktam ahol a reggeli napsugarak pont a teraszommal szemben bukkantak fel, reggelente kiülve a teraszra havi két könyvet el tudtam olvasni a reggeli órákban, amire amúgy napközben nem lett volna időm
  • Egy győzelemmel indul a nap – legyőzöm saját magamat, a saját lustaságomat

Pro tipp: tedd ki az ébresztőórád, telefonod a nappaliban, vagy valami távoli helyre, így sokkal kisebb annak az esélye, hogy még órákig a szundit nyomkodod 🙂

“A mindennapi életünk a szokásaink összessége.”

2.) Zero Inbox – GTD módszer

David Allen – Hatékonyság stresszmentesen című könyvében ír a GTD módszerről, amit tökéletesen lehet alkalmazni a ránk zúduló email tenger hatékony kezelésére, rendszerezésére is. A zero inbox módszernek az a lényege, hogy nem hagyjuk, hogy az e-mailek feltornyosuljanak és nyomasszanak minket azzal, hogy folyamatosan a szemünk előtt vannak és számuk egyre csak nő.

GTD Módszer

A zero inbox módszernek már egy kezdetleges verzióját idén bevezettem, de egy ismerősöm felnyitotta a szemem, hogy baromira nem jól csinálom. Ugyanis én kitűztem hetente 1 időpontot, ami vasárnap este volt, amikor kitakarítottam a levelező rendszeremet, és mindent elrendeztem a megfelelő helyre. Ezzel csak az a baj, hogy egy hét alatt is rengeteg szemét gyűlik fel, és már önmagában az, hogy a szemünk előtt van 20-30 vagy akár 100 olvasatlan email, stresszt okoz.

A zero inbox lényege, hogy minden egyes bejövő e-mailről abban a pillanatban döntünk, hogy mit kezdjünk vele. De mielőtt ebbe belevágunk, érdemes néhány alap beállítást eszközölni:
Gmail felhasználóként meg kell szüntetni a közösségi / promóciók / frissítések füleket. Ezekkel a GMAIL fülekkel két probléma van: egyrészt előfordulhat, hogy fontos üzenet érkezik a frissítések közé, viszont mivel a gmail döntött róla, hogy ide sorolja a levelet, el tudja kerülni a figyelmünket. Másrészt pedig mivel külön lapra érkeznek a promóciók, így nem érezzük a súlyát, nem fáj annyira, hogy 128 hírlevélre vagyunk feliratkozva, és valójában el sem olvassuk őket, csak az email tárhelyünket terheli feleslegesen. Az összevonás után minden levél egy helyre, a beérkezett üzenetek közé fog érkezni.

inbox zero gmail

A másik alap beállítás, hogy érdemes valamilyen – számunkra logikus mappa – cimkerendszert összeállítani. Pld ügyfelek, pénzügyek, család, stb. A Google / Gmailnek amúgy is fejlett a keresője, így ez a lépés elhagyható, de sokat tud segíteni, ha pld az ügyfelekkel folytatott levelezést könnyen elő tudjuk venni bármikor.

Ha megvannak az alapok, akkor bele lehet csapni az emailek kategórizálásába:

  • ha 2 percnél gyorsabban el lehet végezni az adott feladatot, akkor elvégzem azonnal, nem halogatom
  • ha 2 percnél hosszabb a feladat, és mindenképp nekem kell megcsinálnom, akkor átrakom a feladat kezelő/CRM rendszerembe
  • ha most nem akarok vele foglalkozni, akkor elhalasztom a feladatot (gmail – snooze funkció – ez korábban csak az inbox nevű google levelezőrendszerben volt, de amikor a google kivezette az inboxot, akkor bekerült az alap gmail rendszerébe ez a funkció)
  • ha hasznos lehet ez a levél később még valamire, vagy fontos, hogy vissza kereshető legyen, akkor simán archiválom
  • ha ügyfélhez, vagy valamelyik cimkéhez tartozik, akkor úgy archiválom a levelet, hogy átmozgatom a megfelelő cimke alá
  • ha nincs szükségem erre a levélre, de szeretnék kapni máskor is értesítést, akkor egyszerűen kukázom
  • ha nem is érdekes és nem is szeretnék többet ilyet kapni, akkor pedig leiratkozom az adott hírlevélről.

Az elmúlt hetekben kb 7000 levelet töröltem a múltból és több, mint 100 hírlevélről iratkoztam le, és az érzés valóban felemelő, amikor a google fiókodban folyamatosan ezt látod:

zero inbox módszer

3.) időmérés (Time tracking)

Na ez az a terület, ami nekem nagyon nehezen ment mindig is. Ehhez iszonyatosan nagy precizitás, és kitartás kell, és ez a terület nekem sosem volt elég fontos ahhoz, hogy fenntartsam.

A bejegyzés írásának a pillanatában is még csak a második hétnél tartok, mert nemrég egy mastermind találkozó alkalmával azt a vállalást tettem a csoport tagjainak, hogy 21 napon keresztül pontosan mérem a teendőimet, hogy mivel foglalkozom, mire megy el az időm. Ennek a blog cikknek az írása előtt is benyomtam az időmérő start gombját, hogy a megfelelő kategóriába könyvelje az időt, amit írásra fordítok.

Miért érdemes időt mérni:
  • Kapunk egy őszinte tükröt, hogy valójában a nap 8-10 órájából mennyi töltöttünk hatékonyan, és mennyi időt cs*sztünk el youtube videók nézegetésével.
  • Ha szabadúszóként ügyfelekkel dolgozunk, akkor óradíjas megbízás esetén az ügyfelünk elvárhatja, hogy elszámoljunk az időnkkel, amit hó végén kiszámlázunk neki.

Saját gyakorlat az időmérésre:
  • a TOGGL rendszerét használom a munkaidőm mérésére. Több szempontból is praktikus a rendszer, egyrészt az asztali gépen, ipad-en, és telefonon is lehet egyszerre futtatni, sőt össze is szinkronizálja folyamatosan a rendszereket, így lehet hogy asztali gépen inditjuk el a stoppert, de telefonon állítjuk le az időmérést.
  • ha a stopperes megoldást túl szigorúnak érezzük, akkor manuálisan is be tudjuk írni utólag, hogy mivel foglalkoztunk.
  • a tevékenységeket tudjuk kategórizálni – ügyfél – projekt – cimke alapon. Én a cimkéket használom arra, hogy további kimutatásokat tudjak csinálni a későbbiekben. Pld. a tevénység az operatív – menedzseri vagy vezetői tevékenység volt, így utolag meg tudom nézni, hogy cégvezetőként tényleg azzal foglalkozom-e amivel szükséges. Illetve csináltam 3 cimkét $, $$ és $$$ jelöléssel, ami pedig azt jelenti, hogy az adott tevékenység mennyire van közvetlenül hatással a bevétel szerzésre.
  • Érdemes azokat a dolgokat is mérni, ami nem közvetlenül ügyfél munka, de mégis hatással van az eredményünkre. Nekem például külön kategóriát kapott a networking, a rendezvények, blog cikk írása, vagy akár a videók vágása.

toggl időmérés

4.) Kötegelés (Batching)

Ez egy olyan szokás, amit nekem viszonylag könnyű volt kialakítani, és cserébe óriási hozadéka van a hatékonyság terén.

A kötegelés lényege, hogy nem aprózod el magad az ismétlődő feladatokkal, hanem bizonyos időközönként egyszerre végzed el azokat. Ha a fenti GTD módszerre tekintünk vissza, akkor – bár el tudnám végezni 2 perc alatt az adott feladatot – de mégis inkább elhalasztom és egyszerre csinálom meg a többi hasonló feladattal együtt.
Tipikus példája ennek a fizetendő számlák utalása, posztolás a közösségi médiában, vagy a cég könyvelési anyagának összeállítása. Ezekre a feladatokra létrehoztam egy ismétlődő bejegyzést a naptáramban, például a vasárnap esti heti rutin során időzítem be a következő heti posztokat minden platformon, teszek rendet a számítógépemen, és beállítom a heti utalásokat másnapra.

A legújabb kötegelési technikám az az interjúk felvételével kapcsolatos. Korábban teljesen random helyeken és időpontokban vettem fel vendégeimmel az Üzlet és utazás interjúkat, viszont rájöttem arra, hogy az energiának a nagy részét nem az interjú felvétele jelenti, hanem a felkészülés, utazás és főleg a technikai cuccok összeállítása. Kamerák, állványok, fények, stb – macerás, és rengeteg időt emészt fel.

Emiatt úgy döntöttem, hogy havonta jelenleg 1 napra szervezem össze az interjúkat, így bár ezek a napok eléggé fárasztóak, mégis sokkal hatékonyabb 1 nap alatt 4 interjút felvenni, mint minden héten 1-1-et.

Dallos Zoltán üzlet és utazás interjúk

5.) Tartalom többszörözés

Az előző pontban már érintettük a közösségi médiát, ahol vállalkozóként kötelező jelen lennünk. Mind cégek, mind magánszemélyek, akik fontosnak tartják az aktív jelenlétet, sokszor küzdenek azzal, hogy nem tudják mit posztoljanak, illetve nincs idejük, energiájuk folyamatosan új tartalmakat gyártani.

Szintén idén vezettem be és fejlesztettem tovább a tartalom többszörözésnek a technikáját. Ebben Gary Vaynerchuk kontent piramis modellje viszi a primet nálam, többé – kevésbé ezt próbálom meg én is lemodellezni a kommunikációmban. A módszer lényege, hogy amikor csinálsz egy tartalmat, akkor nem egy egységben gondolkozol, hanem rendszerben megpróbálod kihozni belőle a maximumot.

Vegyük azt példának, hogy van lehetőséged előadni egy szakmai rendezvényen.

Hacsak a szervezők nem tiltják, akkor semmibe nem telik hogy a fél órás előadásodat rögzítsd akár a telefonod, akár egy amatőr kamera segítségével.

  • A videót ezután feltöltheted a Youtube-ra, és a Facebookra a teljes terjedelmében.
  • Minimális technikai tudással a 30 perces előadásodat fel tudod darabolni tematikusan, vagy fejezetenként 3-5 perces darabokra, ami egyrészt fogyaszthatóbb lesz a látogatók számára, másrészt pedig kvázi új tartalomként tud megjelenni a közösségi felületeken.
  • Amennyiben a videó hangminősége elfogadható, akkor azt külön fel tudod tölteni podcast-ként. A podcastek létjogosultságáról itt írtam korábban.
  • A videókból tudsz pillanatképeket (screenshot-okat) készíteni, amit fel tudsz használni Facebookon, Instagramon képes bejegyzésként.
  • Végül, de nem utolsó sorban pedig a videónak meg tudod csinálni a leiratát egy blog bejegyzés formájában, vagy ha erre nincs időd, akkor felbérelhetsz egy kismamát, vagy diákot hogy pár ezer forintért ezt megtegye helyetted.

A fenti módszer lényege, hogy nem kell mindig új anyagokat gyártani, nézd meg azt, hogy a rendelkezésedre álló saját tartalmaidból hogyan tudsz új tartalmakat varázsolni, ami értéket képvisel a követőtáborod számára!

6.) Rendszerek és automatizálás

Rájöttem, hogy nekem ez a terület a kedvencem. Mindig is építeni szerettem, gyerekkoromban még LEGO-val játszottam órákon át, később az első ZX spektrum és 286-os számítógépeken építettem ki az első rendszereket és alapszintű kis programokat, ma pedig a saját cégem építésében játszik szerepet a strukturált gondolkozás.

A rendszerszemlélet nekem azt jelenti, hogy mindenre, amire csak lehet, létrehozok folyamatokat és csekklistákat, és keresem ezek között az összefüggéseket, hierarchikus kapcsolatokat. Az automatizmus során pedig azt vizsgálom, hogy mik azok a tevékenységek, ahol az élő munkát ki lehet váltani automatizmussal, ezáltal nemcsak költséget csökkentek, hanem minimalizálom az emberi hibalehetőséget.

Csekklista, folyamatok
Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash
Jelenleg a céges tevékenységünkben számos olyan folyamat van, amit rendszerben kezelünk, és megvannak rá a csekklistáink. Ilyenek például:
  • HR – munkatársak felvétele, dokumentáció kezelés, jogosultságok, stb. lépései az alábbiak:

  1. minden jelentkezés a cégünk karrier oldalán történik, az belandol a talent pool-ba
  2. beérkezést követően a rendszer automatikusan létrehoz egy teendőt, ami során eldöntjük, a jelentkezés alapján szeretnénk-e továbbmenni az illetővel, vagy sem
  3. ezt követően a további 3 fő státusz: próbamunkára vár, telefonos interjúra vár, személyes interjúra vár
  4. amennyiben megállapodás születik a leendő munkatárssal/alvállalkozóval, akkor egy 3 lépéses automatizált szerződéskötési folyamaton megy végig: először az első levélben megkérjük, hogy töltse fel a saját adatait a szerződéshez, második lépésben a rendszer a beépített sablonok alapján legenerálja a szerződést, amit kiküldünk a jelöltnek, harmadik lépésként pedig az aláírt dokumentumokat a megfelelő helyen eltároljuk, és indulhat a közös munka
  • Új ügyfél kezelés

  1. amennyiben új ügyféllel szerződünk, akkor az első 3 hónap a legkritikusabb időszak. Itt kell először bizonyítanunk, hogy ami az értékesítés során elhangzott, azt ténylegesen be is tartjuk. Ennek érdekében az ügyfél “onboarding” folyamat nálunk az alábbiak szerint néz ki:
  2. aláírt szerződés archiválása a megfelelő helyre
  3. kollégák tájékoztatása, jogosultságok megszerzése, kiosztása
  4. ügyfélnek üdvözlő levél küldése (sablonból), ami során leírjuk részletesen, hogy az első 3 hónapban mi fog történni
  5. munkaidő mérés beállítása kollégáknak
  6. ügyféllel közösen a célok kijelölése SMART módon, vagyis S – specifikus, M – mérhető, A – elérhető, R – releváns és reális, T – időhöz kötött
  7. első teendők és mérföldkövek kijelölése

Ezen kívül megvannak a folyamataink a rendezvény szervezésre, interjúkra valamint a számlázásra is (bejövő és kimenő számlákra egyaránt):

7.) Delegálás, kiszervezés 

Tapasztalatom szerint ez az a terület, amivel a legtöbb kisvállalkozó küzd napi szinten. Nehéz delegálni, mert azt gondoljuk, hogy mi mindent jobban tudunk, mint mások. Több idő lenne elmagyarázni, emiatt inkább megcsinálom én. De ha még tudunk is delegálni feladatokat, akkor sok esetben túlkontrolláljuk a folyamatot, nem bízunk eléggé a kollégában, partnerben. Emiatt mindkét fél rosszul érzi magát, Stephen M.R. Covey – A bizalom sebessége cimű könyvben írt a szerző arról, hogy ha bizalom van a szervezetben akkor mennyire fel tudja gyorsítani a folyamatokat, ami közvetlen hatással van az eredményességünkre is, míg ha nincs bizalom, akkor az mennyire lassít és milyen veszteségeket okoz.

a bizalom sebessége - stephen covey

A delegálással kapcsolatban az alábbi tényezőket érdemes megfontolni:
  • Ha valaki már 80%-osan jól el tudja végezni a feladatot helyettünk, akkor delegáljunk.
  • Ne csak feladatot, hanem felelősséget delegáljunk. Az emberek sokkal eredményesebbek és kreatívak akkor ha megbízunk bennük és felhatalmazzuk őket felelősséggel
  • Kezd kicsiben! Számos virtuális asszisztens szolgáltatás van már, akár óradíjas alapon. Ez tökéletes lehetőség arra, hogy megtanuljál utasításokat kiadni, és egyben a “nemszeretem”, időrabló feladatoktól is meg tudsz szabadulni egy jelképes befektetés mellett.
  • Példák a delegálásra: adatrögzítés, adatgyűjtés az interneten. Papír alapú kérdőívek excelbe gyűjtése. Videó interjú szöveges leiratának elkészítése. stb.

Érdemes arra fókuszálnunk, amiben igazán jók vagyunk, és amihez kevésbé értünk azokat a feladatokat kiszervezni. Lehet, hogy ez plusz költséget jelent, de az egyenleg a nap végén így is pozitív lesz. További delegálási technikákról és a vállalkozás indítás kihívásairól az Alkalmazottból Vállalkozó c. könyvben írtam bővebben.

További produktivitás tippekért iratkozz fel a hírlevelemre (heti 1 levél hétfőnként) 😉

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here